Vier pijlers voor effectieve communicatie en participatie rondom energieprojecten

De communicatie richting belanghebbenden is dus belangrijk en het loont als de betrokkenen echt kunnen participeren in een project. Maar hoe doe je dat, effectief communiceren en zorgen dat mensen mee willen doen? Dat is de vraag die Wout van der Heijden, procesmanager in gebiedsontwikkeling, met ons besprak. In dit artikel behandelen we deze vraag aan de hand van vier belangrijke pijlers:

1. Inclusie
2. Zichtbaarheid
3. Maatwerk
4. Lokale kracht

1.    Hoe inclusief is jouw communicatie- en participatieproces?

Goede communicatie en participatie rondom een energieproject begint bij inclusie: kan iedereen meedoen, die mee wil doen? Inclusie gaat dus over het betrekken van diverse doelgroepen bij jouw project. Bij het bereiken van de doelgroep is het goed om in te zien dat initiatiefnemers, zoals energiecoöperaties, vaak een vrij homogene groep zijn. De leden kennen elkaar, delen een passie voor duurzaamheid en zijn over het algemeen hoog opgeleid. Dat is anders bij de doelgroepen die deel uitmaken van een energieproject, want die zijn veel breder. Denk bijvoorbeeld aan omwonenden of landeigenaren. Het is belangrijk dat alle mensen in deze doelgroepen aangesproken worden. En dat begint bij de boodschap: wat wil je vertellen? Welke momenten kies je om de boodschap te delen? En welke communicatiemiddelen zet je in voor het overbrengen van die boodschap?

Bij het kiezen van de juiste communicatiemiddelen is het belangrijk om niet volledig afhankelijk te zijn van tijd en plaats. Organiseer je een fysieke bijeenkomst? Zorg er dan altijd voor dat je goede opnames, samenvattingen, foto’s en misschien een video maakt die je achteraf deelt, bijvoorbeeld op je website. Zo zijn ook degenen die niet aanwezig kunnen zijn op de hoogte. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen of de middelen die je inzet, aansluiten bij de doelgroep. Zo is het bij de inzet van digitale nieuwsbrieven of geadresseerde brieven goed om rekening te houden met de leeftijdscategorie van je doelgroep.

2.    Creëer voldoende zichtbaarheid

Een volgende belangrijke pijler van goede communicatie en participatie is zichtbaarheid. En het vasthouden van die zichtbaarheid is nog niet zo makkelijk. Vaak begint een energieproject met veel zichtbaarheid: de betrokken energiecoöperatie krijgt een artikel in de lokale krant, de gloednieuwe website wordt gelanceerd en het enthousiasme verspreidt zich snel. De kunst is vervolgens om voldoende zichtbaar te blijven tijdens het gehele project. Maar hoe doe je dat?

In eerste instantie is het goed om je communicatie niet alleen te koppelen aan mijlpalen. De stappen tijdens het hele proces en de voortgang kunnen voor betrokkenen net zo interessant zijn als het behalen van het uiteindelijke doel. Vooral als het gaat om betrokkenen die geneigd zijn weerstand te bieden tegen het project. Het is dan ook cruciaal om helder te delen wat wanneer aan bod komt, wat er verwacht kan worden en wanneer en hoe er mogelijkheid tot inspraak is. Voor het algemene publiek is het vooral belangrijk om frequent informatie te delen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat zij op vaste momenten en met niet al te lange tussenpozen actueel nieuws kunnen lezen (onder andere via mailings, de website of social media als Facebook).

3.    Maatwerk leveren kan het verschil maken

Naast het besteden van aandacht aan inclusie en zichtbaarheid, is het tijdens het ontwikkelen van een energieproject belangrijk om de vraag te stellen: hoe willen mensen betrokken worden? Het antwoord op deze vraag hangt sterk af van de doelgroep in kwestie. Over het algemeen kun je de betrokkenen onderverdelen in vier categorieën (ook wel participatie-intensiteiten genoemd): toeschouwers, reageerders, bezoekers en kenners. Deze vier soorten betrokkenen hebben verschillende wensen en kenmerkende gedragingen. In de afbeelding hieronder laten we dat zien.

Wat is dan de crux van goede participatie met betrekking tot deze doelgroepen? Het belangrijkste is dat je ongeveer evenveel aandacht besteedt aan elke groep. Vaak wordt er gefocust op de kenners en worden de toeschouwers vergeten. Hierdoor loop je het risico dat er veel negatieve energie ontstaat, terwijl de grote groep toeschouwers juist van belang kan zijn voor het verspreiden van een positief geluid rondom je project. Als zij bijvoorbeeld in grote getalen jouw enquêtes invullen, kan dat een doorslaggevende factor zijn bij het overtuigen van de gemeenteraad met betrekking tot het ontwikkelen van een energieproject.

Naast het verdelen van de aandacht is het tot slot cruciaal om in te zien dat iemand niet per definitie dwarsligger of ambassadeur is, maar dat zijn of haar houding voor een groot deel wordt bepaald door de manier waarop je deze personen benadert. De benaderingswijze die je kiest bepaalt of je deze mensen voor je wint of dat je ze verliest.

4.    Maak gebruik van je lokale kracht

Binnen participatie probeer je altijd te zoeken naar de meest betrokken mensen die bereid zijn te investeren in projecten. Daarom zijn energiecoöperaties een krachtige vorm van samenwerking. Het is dan ook logisch dat bij energieprojecten waarin wordt samengewerkt met een energiecoöperatie, gebruik wordt gemaakt van hun aanwezige kennis en lokale netwerk. En dat de coöperatie vaak het voortouw neemt in de communicatie naar en de participatie van de omgeving. Lokale wortels kunnen daarbij namelijk een groot verschil maken. Van daaruit kun je een community opbouwen van enthousiaste mensen die een positieve energie uitstralen, die zich vervolgens als een olievlek verspreidt richting alle andere betrokkenen.

Communicatie en participatie als baken van je project

Het zal inmiddels duidelijk zijn dat communicatie en participatie cruciaal zijn bij het ontwikkelen van een energieproject. Het is dan ook belangrijk om voorafgaand aan een project na te denken over hoe je de vier genoemde pijlers wilt inzetten. Met een helder communicatie- en participatieplan en het besteden van voldoende aandacht aan de genoemde punten, overwin je obstakels tijdens het project.

Betrek dus de lokale omgeving bij het project en ontsteek in hen hetzelfde vuur dat de initiatiefnemers zo krachtig ervaren en er uiteindelijk voor zorgt dat de noodzakelijke energietransitie weer een sprong voorwaarts maakt.